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2017.05.16

忙しい日々。タスクに追われた虚無感で1日が終わらない方法

こんにちは、こがです。
5月ももう半ばになりましたね。気づけばもうすぐ2017年の半分過ぎようとしています。
そんな中、忙しい日々に忙殺されていたりしませんか?

 

今回は、とあるビジネスの大先輩に手帳を上手に使用したお仕事の進め方の話を聞く機会がありましたので、みなさんに少し紹介しますね!

 

手帳術など毎日のタスクに対応する術というのは巷にあふれていますが、どんなに完璧にこなしても虚無感で1日が終わることもあるのではないでしょうか。今回紹介するのは、簡単なタスク整理の話とともに、虚無感だけで終わらないタスクのつくり方です!

 

最初に必要なのは、自分のキャパを知ること


 
みなさん、1日のタスクを洗い出すときには、どうしていますか?

 

  • とりあえず箇条書きにする人
  • 箇条書きに優先順位を付ける人
  • 実際に実施する時間まで予定して入れる人(例: 11時~12時 〇〇資料作成)
  •  

    など様々なタイプの方がいらっしゃると思います。

     

    そこでぜひやっていただきたいのは、実際にかかった時間をしっかり残していくこと。実際にかかった時間を把握できるようになると、予定を立てる際にも、1日に対応できるタスク量がわかってきます。そうは言っても、もちろん日々突然入る仕事もあると思います。

     

    そこで1日が終わり、残ったタスクについて翌日以降にリスケする際にも、ただ闇雲に翌日のタスクが積みあがるわけではなく、個々の作業目安時間がわかるので、溢れた分についてはまた翌日以降になどへ再調整が可能になります。

     

    そうすることで、タスクが溢れる翌日に怯えながら眠ることもなくなるので、睡眠の質も上がりそうですね!

     

    自分のための時間を持つことの大切さ


     

    日々のタスクというのは大体「緊急」かつ「重要」もしくは「緊急」だけど「重要ではない」ものが多いかと思います。

     

    この「緊急/緊急ではない」「重要/重要ではない」の分け方というのは、「7つの習慣」にでてくるものです。ここでも日々「緊急」かつ「重要」案件に追われており、意識をしないと「緊急じゃない」けど「重要」なことは手をつけることが難しいと言われています。

     

    この「緊急ではない」けど「重要」なことは、「自己の成長に必要なこと」などが入ってきます。これを手付かずで終わることが、1日が虚無感で終わる原因です。

     

    そこで、何か1つでも無理矢理にでも「緊急じゃない」けど「重要」なことに時間を使うことが必要です。

     

    必ず実行できるレベルに落としてタスク化する

     

    「緊急ではない」けど「重要」なことを毎日、1つでもタスクに入れるまで出来ても、「緊急ではない」だけあってつい後回しになりがちです。

     

    そんなときでも実行度合いが上がるポイントは?

     

    ずばり・・・

     

    実行できるレベルに落としてタスク化する!

     

    これは、「緊急」かつ「重要」などの他タスクにも共通で必要なことですが、特にこの「緊急ではない」ものについては、「 (自己啓発本)〇〇を読む」など実行ハードルが上がるものにしがちです。

     

    これだと、忙しい日々に実行完了するのは難しい!

     

    ではどうするか?
    「 (自己啓発本)〇〇を1章だけ読む」「10ページ読む」なんかはとても具体的な数字もでてきて、実行完了できそうです。

     

    それか、いっそもう

     

    「 (自己啓発本)〇〇を開く」 くらいハードルを低くしてもOK!

     

    開いてすぐに閉じる人はいないですよね。10ページは読めなくても、数行は読めるでしょう。そうすることで、タスクが完了します。

     

    この完了の達成感が大切です。

     

    このような1アクションでできる実行完了可能なタスクをつくるだけでなく、それをいくつかまとめて付箋に書いて、目のつく場所におくのもいいですね。手帳やPC、スマホの待ち受けなどにすることで、いつでも目にとまり、隙間時間などで実行しやすくなります。

     

     

    おわりに

     

    いかがでしたでしょうか。それぞれは当たり前のことでもあるのですが、まとめて行うことで日々の忙しいから脱出できる気がします。

     

    ちなみに今回のタスク整理術については、もっと詳しいセミナーを開催予定ですので、今後のPLANNERSをお楽しみに!

    この記事の筆者

    yoko koga

    こが ようこ

    IT企業にてSE、営業として働き妊娠を機に退社。地域でママ向けのイベント・講座を行う団体の代表をしている。 住んでる地域を楽しいところにしたい!という活動を展開中。好きな言葉は「なんとかなる」、子育てモットーは「死ぬこと以外はかすり傷」。